ソフトウェアの併用で人事給与情報を一元管理することが可能
「人事奉行」「給与奉行」（オービックビジネスコンサルタント）

人事給与システムを導入することで、これまで、紙ベースの手作業や、独立した複数のシステムで管理していた情報をまとめて扱うことが可能になります。多くの製品は「人事給与システム」としてパッケージ化されていて、人事情報と給与情報とを簡単に一元管理することができるようになっています。

システムを導入することで、登録したデータを、人事・給与間で個人情報を共有化でき、作業の大幅な軽減ができます。アルバイトやパート、シフト勤務など様々な雇用形態・勤務形態に対応した就業管理システムと連携させることで、給与情報も一括して扱えるものもあります。

例えば、「人事奉行」「給与奉行」（株式会社オービックビジネスコンサルタント）では、就業管理システム「就業奉行」とあわせて利用することで、様々な勤務形態までを含めた人事情報を一元的に管理することができます。人事奉行で登録した人事情報は給与・就業奉行のどちらからも使用できるため、二度三度と入力する手間が不要になります。

人事情報と給与情報とがシームレスに連携する「SMILE BS　人事給与」（株式会社OSK）は、自由項目の設定や履歴管理機能により、社員の職種や資格、人事考課などの履歴が容易に参照でき、人材の有効活用を促進します。

ログ管理機能で、情報漏えい、情報の改ざんの処方箋になる
「人事奉行」（オービックビジネスコンサルタント）

人事・給与業務を遂行する上で避けて通れないセンシティブな個人情報は、厳密なセキュリティ体制のもとで取り扱わなくてはなりません。内部統制を確立するうえでも、適切なセキュリティ機能を備えた製品が必要です。

特に、人事給与システムが扱うデータは、機密情報であり、社員の個人情報です。ログ管理機能で、誰が、いつ、どのデータを管理し、情報漏えい、情報の改ざんに備える必要があります。また、閲覧者にも権限設定を行い、閲覧、出力、登録などの細かい設定が必要になります。

「ADPS 戦略人事統合システム」(カシオ計算機)では、システム内に存在する各種ログを統合的に管理する「SECUREGATE」により、データベースに対する処理を 記録して監査証跡化することが可能。バックアップデータや各種ログの暗号化もできます。また、書類には特殊な地紋を印刷して不正コピーを抑止することができます。

そして「人事奉行」「給与奉行」(株式会社オービックビジネスコンサルタント)は利用者の中で誰が、いつ、どの社員のデータを操作したのか一覧で確認することが可能です。また、確認した操作履歴は[転送]ボタンを押すことで、外部データとして管理することも可能です。

A4カット紙、連帳、袋とじなど様々な出力形式に対応
SMILE BS　人事給与（OSK）

様々な帳票を出力する必要のある人事給与業務では、必要な帳票を必要な形式で簡単に出力できるかどうかが業務効率に大きく影響します。

システムで人事情報を入力すると、証書として発行でき、別途書類作成などの業務を省略することができる。「SMILE BS　人事給与」(株式会社OSK)は、企業のニーズに応じた様々な給与明細をご用意しています。例えばA4カット紙、連帳、袋とじ形式などの出力に対応しており、また、テキストファイルに出力して、表計算ソフトやWeb閲覧に展開することもできます。その他、豊富な帳票を標準で出力することが可能です。

まずは自社の業務にマッチする出力帳票かどうかをチェックしてみましょう。

人事給与システムを実際に利用する際の自社の利用規模を再度よく確認し、それに見合う利用規模の製品を選定する必要があります。各製品の導入事例等も参考にして、自社にとっての適正な利用規模が想定されているかどうかを検討しましょう。

また、最初は小規模向けの製品の導入を検討している場合も、グレードアップが容易かどうかを確認しておくことで、将来の規模拡大にスムーズに対応できるでしょう。