1、帳票ソフトで何ができるのか？

企業活動のあらゆる場面で係ってくる帳票。一般的な業務プロセスにおいて、例えば、取引先と営業所の間で「見積書」、「注文書」を交わし、それに合わせて営業所は「発注書」を資材部門へ、また資材部門は「製造指図書」を製造部門へ、そして製造部門は出荷時に「出荷表」、「検品書」を発行する。そして納品後、取引先との間で「請求書」、「納品書」を交わす。

このように、帳票は業務フロー全体に常に密接に関連し、その流れの中核をなしていると言っても過言ではないであろう。帳票は企業の活動に欠かせないものであり、そして、帳票システムをいかに有効活用するかが、企業活動全体の活性化、効率化、そして信頼性向上のための大きな鍵となってくる。

帳票の発行システムを自社で開発することが主流であった時代、そのプログラミングには様々な困難があった。まず、帳票には「見積書」、「注文書」、「入金伝票」などの伝票の他、「仕訳帳」、「総勘定元帳」などの会計帳簿、「給与支払明細書」、「源泉徴収票」などの人事関連の書類、そして各種「申請書」、「報告書」なども含まれる。このように非常に種類が多いことが、システムの開発を困難にする大きな要因の1つである。

また、帳票を利用するエンドユーザの要求が、多様であることも原因である。部門・部署によってその様式が変わるということも珍しくない。特に日本企業は帳票へのこだわりが強く、帳票の設計/開発にはきめ細かい対応が求められる。そして、帳票に関するニーズは、その時々によって移り変わってくる。一度設計された帳票も、後にその仕様の変更が必要となることも多い。このように帳票システムの開発には、数々の困難がつきまとうことになる。

このような帳票システムに代わって、帳票の設計/開発を手軽に行うためのソフトウェアが帳票ソフトである。帳票ソフトの設計・開発ツールは、アプリケーションの操作のみで、多彩な帳票の作成を行うことができる。プログラミングの必要がないため、専門の担当者でなくても帳票の設計/開発が可能となる。例えばマウス操作で、自社名や住所を記述する位置を指定したり、あるいはデータベース上の顧客名、商品名、数量などのデータを表示させる位置を設定するなど、比較的簡単な操作で要望に合った帳票を作成することができるのである。

また、必要に応じて会社ロゴやバーコードを挿入するためのオプションもあり、さらに複雑な帳票を作成できるように、スクリプトやプログラミングを利用する機能を備えているものもある。

帳票ソフトの設計/開発機能に関連して、実際に帳票を作成する機能の他に、帳票を効率的に出力する機能がある。定型帳票を大量にプリンタ出力する場合など、製品によって、データ転送の高速化や分散印刷、ジョブ印刷など、日々の業務の中で円滑な帳票出力を実現するための様々な機能を提供している。

e-文書法の施行の後押しで、ドキュメントの電子化が進められる中、設計した帳票を電子化するツールも多くなってきた。電子帳票のフォーマットには色々あるが、一番普及しているのは、汎用性が高く印刷にも適したPDFフォーマットである。また、Webベースのシステムで利用しやすいように、帳票をHTML、XMLフォーマットとして活用することもある。ただし、この場合にはブラウザの印刷機能を用いるため、印刷の品質には問題がある。

2、帳票ソフトの種類

帳票ソフトは、「設計・出力」分野と、「運用・保存」分野の２つに、大きく分類することができる。
「設計・出力」分野の帳票ソフトは、前述のように、帳票を効率的に作成する機能と、それを円滑に出力するための機能を提供するソフトである。
一方それに対して、「運用・保存」分野の帳票ソフトは、電子化された帳票を保存し、内部統制、情報セキュリティなどの観点から一元的に管理を行うソフトで、閲覧、再利用のための検索機能や、アクセス制限、アクセスログ管理、暗号化といった情報セキュリティに関する機能を提供する。

3、帳票ソフト導入のメリットは？

帳票ソフトを導入した際の、最初のメリットといえるのは、帳票の設計/開発のプロセスが容易に実現できることだろう。帳票ソフトの設計/開発機能を利用することで、従来と比べて、同じ帳票作成を非常に低コストで効率的に行うことができる。帳票作成の効率化は、企業活動の活性化にもつながると期待される。

次に、帳票を電子化することによるペーパーレス化は、１つのメリットとして挙げられる。ペーパーレスにすることで、省スペース化が図れるとともに、さらに帳票資源を再利用することによってコストダウンも可能となる。しかし、帳票の電子化を行って帳票ソフトで管理していくことのメリットは、単なるペーパーレス化にはとどまらない。

特に注目されているのは、「運用・保存」に関連した帳票ソフトの機能を有効活用することで、内部統制や情報セキュリティ、文書管理に役立てることができることである。例えば、アクセスログの管理機能により業務フローのトレースが可能になるなど、内部統制の観点からも有効である。また、条件検索機能を活用することで、運用の効率化を図ることができる。さらに、ユーザごとのアクセス制限機能や、暗号化技術を利用することで、不適切な閲覧・印刷を制御し、情報漏えいのリスクを低減することもできる。

内部統制の強化、情報セキュリティの改善が求められる今日において、企業活動の活性化にも貢献する帳票ソフトは、これからますます注目されることであろう。